Excel Projektzeiterfassung
Hallo zusammen,
anbei meine Auftragbeschreibung. Wir benötigen eine Projektzeiterfassung nach unseren Vorstellungen, hören aber gerne gute Ideen von Machern :-).
Wir sind eine Werbeagentur und sehr viel im Projekt-Geschäft tätig. Das heißt es gibt rund 250 Kunden (steigend), für die wir klassische Marketing-Maßnahmen lancieren. Nach erfolgtem Projektgeschäft ist es sehr häufig so, dass diese Kunden iterativ immer wieder Kleinjobs von uns wollen. Angefangen von der Einrichtung einer eMail Adresse über den Entwurf eines Messestands, einen Flyer etc. Es gibt also Werkverträge / Projektgeschäft und es gibt “Kleinaufträge”. wir sind 6 Leute hier, die alle mit Excel arbeiten und mehr schlecht als recht ihre Stunden- und Projektlisten führen. Nun geht es darum, dass wir a) es ermöglichen, dass jeder in seiner eigenen Excel-Liste auf seinem Client Rechner seine Projekte und Zeiten mitloggt. Es muss aber darüber hinaus eine übergreifende Excel-Liste geben, die quasi auf die Einzellisten zugreifen kann und sich von dort sowohl die aktiven Kunden / Projekte “holt”, also auch die zugehörigen Stunden und Kostenstellen. Natürlich muss das erweiterbar sein, das heißt ein neuer Mitarbeiter muss sofort mit einer neuen Excel Liste und nach kurzer Schulung bereits sein, einzusteigen. Im Rahmen der einzelnen Excel Listen stelle ich mir vor, dass der Übersichtlichkeit halber jedes Geschäftsjahr ein Reiter ist (nach unten fortfolgend). Und jeder Tag je nach Job-Vielfalt und -Dichte dann drei bis 20 Einträge (zeilen) hat. Es muss mehrere Spalten geben für zum Beispiel “Kunde”, “Projekt-Doku/Beschreibung”, “gebrauchte Zeit”, “zu verrechnende Zeit (Mitarbeiter wertet zunächst selbst ein” und “Faktura” … ggf. noch weitere. Die Abrechnung muss dann in Ihrem Meta-Dokument ( das auf alle anderen zugreift) immer die Zeiten und Zahlen sehen können. Sobald daraus dann Rechnungen gemacht werden die ausgesandt werden, muss es eine Möglichkeit geben für die Administration, dass diese jede Posten als “Abgerechnet” einwertet / egalsiert. Das heißt die Posten sollen stehen bleiben aber zum beispiel farbig als “bereits weiter verrechnet” dokumentiert sein. Alles weitere würde ich gerne in einem Briefing besprechen. Wie gehen wir vor?
Viele Grüße